Cuando se necesita cambiar el precio (descripción, costo, línea, campos de clasificación del SAT etc.) de varios productos sin necesidad de buscar y editar de uno en uno, es posible hacerlo desde una plantilla (archivo de Microsoft Excel), es decir desde el SAPyMEs se genera un archivo con el listado de inventario, dicho archivo se modifica utilizando Microsoft Excel, pudiendo hacer uso de todas las herramientas de filtrado, edición de datos y formulas de Microsoft Excel, una vez que se tiene el archivo listo se guarda en Microsoft Excel teniendo cuidado de ubicar en que ruta y con que nombre se guarda, después se debe importar a SAPyMEs ya con las modificaciones realizadas, se puede modificar cualquier campo que este incluido en este archivo, el único campo que es obligatorio que vaya en esta plantilla es el código, además se deberá tener cuidado ya que los cambios que se hagan de la plantilla de Microsoft Excel al importarlos a SAPyMEs son irreversible y dichos cambios no se pueden deshacer y son responsabilidad total del cliente que realizo dicho proceso.
Generación de plantilla desde el SAPyMEs
Menú principal -> Inventarios -> Catalogo
Catálogo de Inventario -> Procesos -> Plantilla para carga de datos
En la pantalla siguiente se deberá de seleccionar que datos son los que se desean que se exporten a Microsoft Excel, el campo CODIGO es obligatorio, ya que es quien nos indica cuales serán los códigos que tendrán cambios, lo mas común es exportar los campos CODIGO, DESCRIPCION, LINEA, PRECIO1, PRECIO2, etc., incluso si el costo promedio esta alimentado de forma correcta se puede exportar este cuyo nombre de campo es COSTO_PROM, si se requiere hacer la clasificación de tipos de producto para el SAT también se pueden incluir estos campos cuyos nombres son CLAVEPRODSERV y CLAVEUNIDAD
Una vez que se seleccionaron los campos que deseamos exportar se debe marcar la opción Incluir datos, para que nuestra plantilla vaya llena con los valores de los campos especificados.
Una vez que dimos clic en el botón [Generar] se abre Microsoft Excel y nos muestra los datos de los campos que seleccionamos, si por alguna razón no se abre Microsoft Excel o marca error al momento de importar se puede deber a que Microsoft Excel no esta instalado en la máquina, licencia caduca, o error crítico de Microsoft Excel.
Ahora si procedemos a modificar los precios o los campos que nos interese modificar desde Microsoft Excel, teniendo cuidado de no eliminar o modificar ningún otro dato que no sea los que nos interesa modificar, los valores numéricos como precios, costos al ser un valor numérico deben tener siempre un valor numérico o un 0, en caso de no tener valor numérico marcará error al importar (regresar los valores al SAPyMEs).
Una vez que finalizamos la edición de nuestro archivo de Microsoft Excel lo guardamos teniendo cuidado de en que ruta y con que nombre lo guardamos para ahora si realizar la importación desde el SAPyMEs.
Importación de plantilla con datos en archivo de Microsoft Excel
Menú principal -> Inventarios -> Catalogo
Catálogo de Inventario -> Procesos -> Importar datos desde Excel
- Se deberá indicar el archivo que deseamos importar, en este caso al hacer clic sobre el botón que tiene tres puntos (…)
- Seleccionamos nuestro archivo que acabamos de modificar y damos clic al botón de abrir
- Debemos teclear el nombre de la pestaña del archivo de Microsoft Excel donde hicimos nuestras modificaciones en este caso «Hoja1»
- Una vez que indicamos la ruta con nombre de nuestro archivo y el nombre de la pestaña de nuestro archivo damos clic al botón de prevista y se nos muestra en la rejilla los datos que vamos a importar
- En el listado de columnas encontradas se mostrará un listado de las columnas encontradas en el archivo de Microsoft Excel y las cuales serán editadas
- Damos clic al botón de Aceptar y se realizar la actualización de datos
Importante
En caso que marque algún otro tipo de error se deberá de revisar a detalle todos los pasos de esta guía para verificar que se hayan seguido de forma correcta y se deberá revisar a detalle que en las columnas numéricas se haya ingresado un valor numérico (por lo menos 0).