Para poder emitir facturas electrónicas se necesita que se tenga a la mano los archivos de sellos digitales los cuales son un archivo de certificado (archivo con extensión .cer) y el archivo llave (archivo con extensión .key) además de conocer la contraseña de dicho archivo.
Estos archivos deben ser proporcionados por el contador de la empresa, quien indicará la forma en que deben de realizarse las facturas de venta a clientes y factura de mostrador del periodo.
Los datos obligatorios de la empresa son:
- Nombre o razón social del cliente, el nombre completo de la empresa o razón social.
- El RFC del nombre o razón social.
- El CP del lugar de expedición del CFDI
- El Régimen al que pertenece la razón social o el cliente
Estos datos deberán ser proporcionados por el contador
En esta sección se deberán de direccionar de forma correcta los archivos de certificado (los cuales deberá proporcionar el contador), se recomienda que los archivos del certificado estén en la unidad c:, en caso que los archivos de certificado se ubiquen en una unidad de red, si al momento de realizar el timbrado no se cuenta con el acceso a la unidad de red será imposible realizar el timbrado.
- Se deberá indicar la ruta completa del archivo de certificado (.cer) haciendo uso del botón para seleccionar el archivo correcto.
- Al hacer clic en este botón se muestra la vigencia de nuestro certificado, la cual de 4 años a partir de la fecha de su creación, un archivo de certificado solo podrá ser usado hasta después de 72 horas de su creación.
- De igual forma se deberá indicar la ruta completa del archivo llave (.key) haciendo uso del botón para seleccionar el archivo correcto.
- Se deberá de introducir la contraseña correcta del certificado
- Una vez que se indico las rutas completas de los archivos y su contraseña se deberá validar para asegurarnos que tanto los archivos como la contraseña son correctos.
- Se deberá especificar la contraseña asignada por el PAC (Formas digitales), esa contraseña llego al correo del registro con el remitente Formas Digitales – Facturación Electrónica <activacioncfdi@formasdigitales.com.mx>, la contraseña será valida si ya «firmo digitalmente» el contrato de activación.
- Se deberá de indicar la ruta donde se generarán los CFDI (El archivo .XML y .PDF), si la ruta donde se generarán los XML es una unidad o carpeta de red, en caso que al momento del timbrado no se tenga acceso a dicha carpeta será imposible timbrar, ya que no se tiene acceso a la carpeta donde se crearán dichos archivos.
- Si se desea que el CFDI sea enviado directamente al correo del cliente se podrá indicar si el envío será a través de una cuenta de Gmail o de Hotmail capturando los siguientes datos
- Los datos que se deben indicar son los siguientes:
- Remitente, el nombre de la empresa o nombre del cliente que envía el CFDI
- Cuenta: el nombre de la cuenta de correo, por ejemplo cuenta@hotmail.com ó cuenta@gmail.com
- Contraseña: la contraseña de la cuenta de correo
En el caso de las cuentas de Gmail es necesario configurar la cuenta para que permita el envío de aplicaciones desconocidas, en el caso de cuentas de Hotmail se recomienda enviar un correo de prueba desde el navegador de la misma computadora para garantizar que es una ip valida para el envío.